Versión para imprimirMás allá de las intranets: nuevas perspectivas en la comunicación interna digital
b) Sistemas de información
En gran parte erigiéndose sobre sistemas transaccionales, los sistemas de información, incluyen una amplia gama de aplicaciones informáticas destinadas a producir y ordenar la información obtenida a partir del registro de los procesos organizacionales. Su objetivo es aportar información que apoye la toma de decisiones empresariales. Algunos ejemplos son los sistemas de apoyo a las decisiones (DSS) y los sistemas de información para ejecutivos (EIS) que ayudan a la toma de decisiones que por su misma naturaleza son repetitivas. Por ejemplo, un “ Sistema de Compra de Materiales” indica cuándo debe hacerse un pedido ; o un sistema de “ Simulación de Negocios”, aporta criterios para ayudar a introducir un nuevo producto en el mercado.
Dentro de estos sistemas de información podemos incluir las Intranets (posteriormente llamadas “Portales del Empleado”, “Portales del Conocimiento”, Portales Corporativos etc.)(4). Más allá de sus éxitos o fracasos puntuales es indudable que estos sistemas de información internos han llegado para quedarse, pues constituyen parte de las condiciones para el mantenimiento informacional de las nuevas formas organizativas que dominarán parte importante del nuevo siglo.
Sin embargo, a pesar de que a las Intranets se les ha atribuido una función de Comunicación Interna, en la práctica, tanto por sus contenidos, por las aplicaciones que integran y por los usos reales que les dan sus responsables, constituyen fundamentalmente sistemas de información y no de comunicación sociodigitales.
Si bien todo sistema de comunicación requiere de o se basa en un sistema de información previo (una información sobre “los otros” sujetos de la interacción y sobre el mundo de objetos pertinentes para esta interacción) lo contrario no es verdadero: los sistemas de información no son por si mismos o espontáneamente sistemas de interacción y comunicación interpersonal.
La lógica que domina a la mayoría de las Intranets, coherente con el modelo de referencia, “la biblioteca”, es una lógica, clasificatoria, taxonómica, documentalista. Sus valores son la capacidad de registro, la “recuperabilidad”, la exhaustividad. “En las Intranets la gestión documental tiene un papel protagónico” (5). Las Intranets “presentan información mediada, estructurada y asistida. Ésta posee valor agregado por su misma estructuración, selección, textos de ayuda, mantenimiento y actualización. El usuario puede acceder, en forma individual, a todo el conjunto de recursos informativos de la organización, y a recursos externos reunidos para sus fines, con un mínimo de costos, tiempo y esfuerzo”.(6)
c) Sistemas de comunicación sociodigitales
La organización digital, que se construye con y en los espacios de interacción virtualizados en red, además de la digitalización de sus procesos productivos e imbricadas con éstos, requiere la coordinación de las relaciones interpersonales, las identidades, los proyectos, los valores, las visiones etc. dentro del diálogo común facilitado por la función profesional de la comunicación interna. Es decir, a la digitalización de los objetos y sus procesos le sigue la digitalización de los sujetos y sus interacciones.
Es necesario conceder a los sistemas de comunicación interpersonal digitalizados un estatuto diferente al de los sistemas de información. Los sistemas de comunicación de base tecnológica consideran a los individuos en tanto receptores de mensajes, intérpretes de contenidos, participantes de diálogos organizacionales, miembros de comunidades de proyecto etc. El énfasis está puesto en las formas sociodigitales del vínculo social y no en las herramientas informáticas que lo sostienen.
Los sistemas de comunicación digitales son aquellos que permiten a los gestores de la comunicación interna desarrollar las tres grandes tareas atribuidas a su función (coordinación de conversaciones y gestión del vínculo sociodigital; conceptualización y desarrollo de planes y programas de comunicación; evaluación de las acciones realizadas). Disponer de un módulo de “foros” dentro de una Intranet, “colgar” una aplicación de gestión de vacaciones, un curso de informática etc. no garantiza que se desarrolle un proceso de comunicación. La comunicación implica, valores, visión, retroalimentación, segmentación de receptores y, sobre todo, actores y proyectos.
La lógica que debe dominar a los sistemas de comunicación, coherente con su modelo de referencia, el “ágora” o espacio público de debate, es una lógica conversacional, dialógica e interpretativa, que da lugar a “nuevos lugares” donde se expresan y se construyen las identidades y se expande la acción organizacional
Los sistemas de información y los de comunicación son complementarios. Sin un sistema de comunicación entre individuos que estimule, oriente, interprete, active etc. un sistema de información y lo integre dentro de los intercambios sociales, puede quedar en un excelente y anónimo repositorio documental alejado de las prácticas sociales que deberían darle sentido. Por el contrario, un sistema sociodigital de comunicación que no dialogue con su respectivo sistema de información desperdiciaría recursos de registro documentales, que sirven para enriquecer las interacciones, avalarlas informativamente, aprender de sus éxitos y errores anteriores, dejar testimonio de lo realizado, sostener grupos de colaboración etc.
Bibliografía consultada
-Ascher, F. Nuevos principios del urbanismo . Alianza Ensayo. Madrid 2004
-Elías, J. y Mascaray J. Más allá de la Comunicación Interna: la Intracomunicación . Gestión 2000. Barcelona 2003.
-Sieber, S. Et al. Los sistemas de información en la empresa actual . Mac Graw Hill. Madrid 2006.
NOTAS
(1) Realmente el principal exponente en comunicación interpersonal interna (y externa) es el email, que se ha erigido en una herramienta imprescindible que, incluso, muchas veces sustituye el contacto personal con personas que trabajan a pocos metros de distancia. Las intranets no se implantaron buscando comunicación interpersonal, sino según un modelo “Tablón de Anuncios”. Otros exponentes tecnológicos de comunicación interpersonal, son los espacios para la gestión conjunta de proyectos, que aunque poco extendidos, tienen ya cierta antigüedad, y que permiten la interactividad y coordinación entre personas en el mundo digital.
(2) Iteración: método de resolución de una ecuación por aproximaciones sucesivas (Asher, F. 2004).
(3) Procedimental: que permite descomponer un programa en módulos y procedimientos parciales para llegar a un resultado en el contexto de una operación compleja (Asher, F. 2004).
(4)Aunque las diferencias que contienen estas sucesivas denominaciones no son banales, las dimensiones de este artículo no permiten profundizar en ellas.
(5)Arano, S.. Los tesauros y las ontologías en la Biblioteconomía y la Documentación [on line]. "Hipertext.net", núm. 3, 2005. <http://www.hipertext.net> [Consulta: 09/02/2006]. ISSN 1695-5498
(6) “Las Intranets como herramienta documental para la prensa escrita”. Caldera J. y Serrano García de León A. http://www.hipertext.net/web/pag226.htm